Organisatie
Onze opdrachtgever is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden zij de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van gas en warmte. Zij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt, zodat iedereen altijd over energie kan beschikken.
Wat ga je doen?
Grootschalig capex-project in een complexe boven- en ondergrondse omgeving wordt tijdelijke specialistische expertise gevraagd op het gebied van document control, documentbeheer en informatiebeheer binnen complexe technische projectomgevingen.
De opdracht is gericht op het zelfstandig realiseren van een gestructureerde inrichting en beheersing van officiële projectdocumentatie gedurende de volledige projectlevenscyclus. Hierbij staat het tijdig, correct en herleidbaar beheren, distribueren en beschikbaar stellen van projectdocumentatie centraal conform geldende kwaliteitsnormen en interne richtlijnen.
Daarnaast levert de opdracht een bijdrage aan de verdere professionalisering van document control binnen de organisatie, waaronder uniforme werkwijzen, centrale dienstverlening en een meer data- en informatie gedreven aanpak.
Op te leveren resultaten:
- Een ingerichte en beheerde documentstructuur voor projectdocumentatie, inclusief consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid;
- Een aantoonbaar beheerst proces en uitvoering voor documentstatussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren;
- Verwerkte inkomende en uitgaande transmittals en een actueel gehouden Master Document Register (MDR), inclusief controles op documentstromen met externe partijen;
- Kwaliteitscontroles op projectdocumentatie gericht op integriteit, volledigheid en naleving van geldende richtlijnen en standaarden;
- Opstellen en bespreken van voortgangs- en statusrapportages ten behoeve van projectteams en projectmanagement;
- Adviezen en ondersteuning aan projectteams en externe partijen op het gebied van document control en SharePoint-toepassingen;
- Beheer van toegangen en autorisaties binnen SharePoint ten behoeve van projectdocumentatie;
- Signalering van knelpunten en verbetervoorstellen gericht op optimalisatie en doorontwikkeling van documentbeheerprocessen en systemen;
- Bijdragen aan verdere professionalisering van het vakgebied document control, waaronder: uniforme werkwijzen;
- Overdraagbaarheid van werkzaamheden;
- Data- en informatie gedreven werken;
- Doorontwikkeling van systemen en processen.
Context van de opdracht:
- De opdracht vindt plaats binnen technische projectomgevingen waarin wordt samengewerkt met projectteams, management en externe partijen:
- De specialist voert de werkzaamheden zelfstandig uit vanuit eigen expertise op het gebied van documentbeheer, document control en informatiemanagement en levert inhoudelijke ondersteuning, analyses, beheeractiviteiten en verbetervoorstellen binnen de projectdoelstellingen.
Functie-eisen
Voor uitvoering van de opdracht is aantoonbare kennis en ervaring benodigd op het gebied van:
- Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau;
- BIM-certificaat is een pré;
- Document management binnen grote technische projecten (minimaal 5 jaar ervaring);
- Document management systemen zoals SharePoint, SDx of vergelijkbare platforms en diepgaande kennis van SharePoint als ‘key-user’ zodat je weet hoe het functioneert en effectief kan beheren;
- Documentbeheerprocessen, waaronder: versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documentclassificatie, distributiematrices en Master Document Registers (MDR);
- Datamigraties van en naar SharePoint of vergelijkbare systemen;
- Documentmanagementsysteem-implementaties;
- Rapportage en informatievoorziening binnen projectomgevingen.
Gewenste competenties:
- Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen stakeholders mee te nemen in werkwijzen en verbeteringen;
- Organisatorisch vermogen en het kunnen prioriteren binnen meerdere parallelle werkzaamheden of projecten;
- Nauwkeurige en gestructureerde werkwijze met oog voor kwaliteit en detail;
- Proactieve en zelfstandige werkhouding gericht op signaleren van verbeterkansen en realiseren van oplossingen;
- Flexibiliteit en pragmatisch vermogen in veranderende projectomgevingen;
- Samenwerkingsgerichtheid met aandacht voor participatie, afstemming en draagvlak binnen teams en projectorganisaties.
Aanbod
Selectum brengt al meer dan 20 jaar opdrachtgevers en professionals bij elkaar in zowel tijdelijke als vaste arbeidsovereenkomsten. Afhankelijk van de vraag van de klant en de aard van de werkzaamheden, faciliteren wij ook opdrachten voor zelfstandig ondernemers en adviseurs. Arbeidsvoorwaarden en beloning worden altijd gebaseerd op gelijkwaardige onderhandelingen met zowel klant als kandidaat.
- In het merendeel van de gevallen treed je bij Selectum in loondienst voor de duur van een project of voorafgaande aan indiensttreding bij onze klant. Voor loondienstverbanden bij Selectum vormt de ABU CAO en de toepassing van de inlenersbeloning (aan de hand van de arbeidsvoorwaarden van de klant) de basis Voor het pakket dat wij je kunnen bieden. Dit pakket is altijd marktconform.
- Wanneer een specifieke opdracht kan worden uitgevoerd door een ZZP-er, spreken wij een tarief af voor het zelfstandig uitvoeren van deze opdracht bij onze opdrachtgever. Hiervoor moet zowel de klant, de opdracht als de ZZP-er aan verschillende voorwaarden voldoen.
- In een aantal gevallen is onze klant op zoek naar een kandidaat voor de uitbreiding van haar eigen organisatie. In die gevallen wordt de arbeidsovereenkomst aangegaan met onze klant en zo ook de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden (rechtstreeks) afgestemd.
