Organisatie
Onze opdrachtgever is een internationaal en onafhankelijk energieopslagbedrijf. Zij exploiteren een netwerk van premium tankterminals met een gezamenlijke opslagcapaciteit van 6,3 miljoen. Met een sterke betrokkenheid en ondersteund door de visie van de stakeholders hebben ze de ambitie om het bedrijf continu te ontwikkelen.
Wat ga je doen?
Ben jij nauwkeurig, gestructureerd en heb je affiniteit met documentbeheer en archivering? In deze
rol zorg jij ervoor dat onze documenten, tekeningen en databestanden altijd up-to-date,
toegankelijk en correct verwerkt zijn. Je speelt een centrale rol in het beheren van informatie en het
ondersteunen van projecten op het gebied van document control.
Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
* Inrichten, structureren en opschonen van archieven, systemen en databestanden
* Verzamelen, invoeren en verwerken van gegevens en mutaties in het
documentmanagementsysteem.
* Organiseren en coördineren van de administratie en logistiek rondom externe
archiefverwerking en vernietiging.
* Bewaken van procedures binnen het documentmanagementsysteem en ondersteunen
van gebruikers bij het correct volgen hiervan.
* Informeren van betrokkenen over documentbeheerprocedures en projectstandaarden.
* Controleren van (overdrachts)dossiers op kwaliteit, volledigheid en beschikbaarheid
conform gestelde eisen.
* Ondersteunen bij de overdracht van as-built documentatie vanuit projecten naar beheer
en onderhoud.
* Beheren en actualiseren van de master drawing index.
* Afstemmen van procedures en verwachtingen met interne en externe partijen die
documentatie aanleveren.
* Coördineren van wijzigingen op tekeningen en begeleiden van het goedkeuringsproces.
* Inrichten van het documentmanagementsysteem voor documentatie en tekeningen.
* Zorgdragen voor correcte archivering, inclusief beheer van master hardcopies.
In deze rol zorg jij ervoor dat documenten betrouwbaar, volledig en makkelijk toegankelijk zijn, en draag je bij aan een soepel verloop van projecten en processen.
Functie-eisen
Je bent een gestructureerde en communicatief sterke professional die graag overzicht houdt en
anderen helpt om processen goed te volgen.
Daarnaast breng je het volgende mee:
* Een afgeronde mbo-opleiding.
* Uitstekende communicatieve vaardigheden.
* Goede beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal.
* Nauwkeurigheid en oog voor detail, met focus op kwaliteit en correctheid van gegevens.
* Organisatietalent en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren.
* Ervaring met of affiniteit met documentmanagementsystemen en archiefbeheer.
* Proactieve houding in het ondersteunen van collega’s en gebruikers.
* Je durft collega’s aan te spreken op het naleven van procedures.
Aanbod
Selectum brengt al meer dan 20 jaar opdrachtgevers en professionals bij elkaar in zowel tijdelijke als vaste arbeidsovereenkomsten. Afhankelijk van de vraag van de klant en de aard van de werkzaamheden, faciliteren wij ook opdrachten voor zelfstandig ondernemers en adviseurs. Arbeidsvoorwaarden en beloning worden altijd gebaseerd op gelijkwaardige onderhandelingen met zowel klant als kandidaat.
- In het merendeel van de gevallen treed je bij Selectum in loondienst voor de duur van een project of voorafgaande aan indiensttreding bij onze klant. Voor loondienstverbanden bij Selectum vormt de ABU CAO en de toepassing van de inlenersbeloning (aan de hand van de arbeidsvoorwaarden van de klant) de basis Voor het pakket dat wij je kunnen bieden. Dit pakket is altijd marktconform.
- Wanneer een specifieke opdracht kan worden uitgevoerd door een ZZP-er, spreken wij een tarief af voor het zelfstandig uitvoeren van deze opdracht bij onze opdrachtgever. Hiervoor moet zowel de klant, de opdracht als de ZZP-er aan verschillende voorwaarden voldoen.
- In een aantal gevallen is onze klant op zoek naar een kandidaat voor de uitbreiding van haar eigen organisatie. In die gevallen wordt de arbeidsovereenkomst aangegaan met onze klant en zo ook de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden (rechtstreeks) afgestemd.
